Paperless. Як працює цифровий документообіг у Бізнес Сейфі

У Бізнес Сейф-проєктах документи формуються в електронному вигляді та передаються через сервіс Paperless.

Логіка роботи з Paperless відрізняється для замовників і фрилансерів.

Для замовників

Замовнику не потрібно реєструватися в Paperless або створювати окремий акаунт у сервісі електронного документообігу.

Після прийняття умов у Робочій області проєкту замовнику стає доступний рахунок на оплату. Після успішного завершення проєкту — акт виконаних робіт.

Документи відкриваються через Paperless share-посилання. За цим посиланням їх можна:

• переглянути;

• завантажити;

• зберегти для бухгалтерії або внутрішньої звітності.

Замовнику не потрібно підписувати акт зі своєї сторони. Акт містить кваліфікований електронний підпис нашого підприємства та надається відповідно до умов публічної оферти сервісу «Бізнес Сейф».

Для фрилансерів

Для фрилансерів Paperless є обов’язковим каналом отримання та підписання акта в Бізнес Сейф-проєктах.

Це правило застосовується до всіх фрилансерів з України незалежно від статусу:

• фізична особа;

• ФОП;

• юридична особа.

Щоб працювати в Бізнес Сейф-проєктах, фрилансеру потрібно мати акаунт у Paperless та кваліфікований електронний підпис.

КЕП можна отримати в акредитованого надавача електронних довірчих послуг. Його можуть отримати як фізичні особи, так і ФОП або юридичні особи.

Налаштування юридичних даних

Фрилансеру потрібно вказати та підтвердити юридичні дані в особистому кабінеті.

Для роботи з клієнтами з України через Бізнес Сейф використовується електронний документообіг через Paperless.

Коли фрилансер отримує документ у Paperless

Після того як замовник закриє проєкт як успішно виконаний, система сформує акт виконаних робіт для фрилансера.

Акт буде надіслано в Paperless на email, вказаний у підтверджених юридичних даних фрилансера.

Також посилання на акт буде доступне в Робочій області проєкту.

Для отримання оплати фрилансеру потрібно підписати акт за допомогою КЕП.

Як підписати документ у Paperless

Після отримання акта в Paperless потрібно:

1. Відкрити документ у своєму акаунті Paperless.

2. Натиснути кнопку підписання документа.

3. Обрати сховище ключа.

4. Ввести пароль до ключа.

5. Підписати документ.

Після натискання на кнопку підписання потрібно вибрати сховище ключа та ввести пароль.

Після успішного підписання в документі з’явиться інформація про накладений підпис.

Якщо використовується токен

Якщо для підписання використовується токен або інше зовнішнє сховище ключа, Paperless може запропонувати встановити необхідне розширення для браузера.

Після встановлення розширення потрібно оновити сторінку, ввести пароль до ключа та завершити підписання документа.

Важливо

• Замовники отримують документи через Paperless share-посилання та не підписують акт зі своєї сторони.

• Фрилансери підписують акт через Paperless після завершення проєкту.

• Без підписаного акта виплата за Бізнес Сейф-проєктом не здійснюється.