Фриланс Рахунок: як працює розрахунок у Freelancehunt для фрилансера і клієнта

Фриланс Рахунок — це сервіс Freelancehunt для українських фрилансерів, які працюють із клієнтами з-за кордону та хочуть виставити їм рахунок міжнародного зразка.

Сервіс дає змогу оформити оплату за вже виконану роботу: Freelancehunt виставляє клієнту invoice від європейської юридичної особи, клієнт отримує рахунок на email і може оплатити його без реєстрації на платформі, а фрилансер отримує виплату в Україну — на банківську картку або розрахунковий рахунок за IBAN, зокрема на ФОП-рахунок.

У цій моделі фрилансер не виставляє рахунок іноземному клієнту самостійно. Рахунок клієнту виставляє європейська юридична особа Freelancehunt. Для клієнта це зручний спосіб отримати документ у звичному міжнародному форматі, а для фрилансера — можливість отримати оплату в Україну з попереднім розрахунком суми до виплати.

Важливо: Фриланс Рахунок використовується для клієнтів, яких фрилансер знайшов поза Freelancehunt. Якщо замовник знайдений на платформі Freelancehunt, співпраця з ним має відбуватися через Сейф.

Як працює ця модель

• Фрилансер відкриває форму створення Фриланс Рахунку, описує виконану роботу, додає дані клієнта, обирає строк оплати та перевіряє розрахунок у калькуляторі.

• Freelancehunt виставляє клієнту invoice від європейської юридичної особи. Рахунок надсилається клієнту на email разом із посиланням для оплати.

• Після оплати рахунку кошти зараховуються на баланс фрилансера та стають доступними до виплати.

• Фрилансер може отримати виплату в Україну на банківську картку або розрахунковий рахунок за IBAN. Якщо фрилансер працює як ФОП, виплата може бути здійснена на підприємницький рахунок ФОП.

• Фрилансер отримує документи, які можуть знадобитися для банку: payslip та договір, а якщо він працює як ФОП 3 групи, то також отримує інвойс для банку згідно з урахуванням вимог валютного нагляду.

Як відбувається розрахунок

Фриланс Рахунок — це не просто генерація рахунку. Це модель оформлення оплати, у якій Freelancehunt допомагає закрити документальну частину розрахунку між іноземним клієнтом і фрилансером в Україні.

Процес відбувається в такій послідовності:

•  Фрилансер → Freelancehunt

Фрилансер заповнює форму створення рахунку. У ній потрібно вказати дані проєкту, опис виконаної роботи, суму, строк оплати, дані клієнта та спосіб отримання виплати.

До створення рахунку фрилансер бачить попередній розрахунок: скільки має сплатити клієнт, яка сума VAT застосовується, яка комісія сервісу та скільки буде доступно до виплати.

• Freelancehunt → клієнт

Freelancehunt виставляє клієнту invoice від європейської юридичної особи. Клієнт отримує рахунок на email і може перейти за посиланням для оплати.

Клієнту не потрібно створювати акаунт на Freelancehunt, щоб переглянути рахунок або оплатити його.

• Клієнт → Freelancehunt

Клієнт оплачує рахунок відповідно до вказаних у ньому умов. Строк оплати обирає фрилансер під час створення рахунку.

Для оплати рахунку клієнту доступні такі способи:

• банківський переказ за реквізитами (для платежів з ЄС);

• оплата карткою Visa або Mastercard;

• Apple Pay;

• Google Pay;

• PayPal. 

Доступні строки оплати:

• 7 днів;

• 14 днів;

• 21 день;

• 30 днів.

• Freelancehunt → фрилансер

Після того як клієнт оплатить рахунок і платіж буде зараховано, кошти стають доступними фрилансеру для виплати.

Фрилансер може отримати виплату в Україну:

• на банківську картку;

• на розрахунковий рахунок за IBAN;

• на підприємницький рахунок ФОП.

Валюта рахунку

Валюта рахунку залежить від країни клієнта й визначається системою автоматично.

Правила VAT

VAT залежить від країни клієнта, а також від того, чи є покупцем компанія, чи фізична особа.

Сервіс розраховує VAT автоматично під час створення рахунку. Тому фрилансеру не потрібно самостійно визначати ставку VAT для кожного клієнта — система показує розрахунок до надсилання рахунку.

Загальна логіка така:

Перед надсиланням рахунку клієнту система показує суму VAT, суму до оплати для клієнта, комісію сервісу та суму, яка буде доступна фрилансеру до виплати.

Комісія сервісу

Комісія сервісу Фриланс Рахунок становить 9%.

Її сплачує фрилансер. Комісія враховується в калькуляторі, тому ще до створення рахунку фрилансер бачить, яку суму має сплатити клієнт і скільки буде доступно до виплати після розрахунку.

Це важливо перевірити до надсилання рахунку клієнту, особливо якщо сторони заздалегідь домовилися про конкретну суму, яку має отримати фрилансер.

Податки в Україні

Фриланс Рахунок допомагає виставити іноземному клієнту invoice від європейської юридичної особи Freelancehunt та отримати виплату в Україну. Водночас сервіс не сплачує українські податки за фрилансера або ФОП.

Якщо фрилансер отримує виплату як фізична особа, він самостійно сплачує відповідні податки в Україні. На початку року Freelancehunt надає документ IFT-1R, який дозволяє звірити отримані дані та визначити суму податку до сплати.

Якщо фрилансер працює як ФОП, він самостійно веде облік, сплачує податки та подає звітність відповідно до своєї групи й системи оподаткування.

Для ФОП сервіс може сформувати документи для банку, але це не замінює податковий або бухгалтерський облік фрилансера.

Покрокова процедура

Крок 1. Узгодьте умови та підготуйте дані

На початку варто чітко узгодити з клієнтом умови співпраці:

• яку роботу виконано;

• яка фінальна вартість проєкту;

• хто є клієнтом — компанія чи фізична особа;

• у якій країні зареєстрований або перебуває клієнт;

• чи має клієнт податковий номер або VAT ID;

• який строк оплати буде вказано в рахунку

Фриланс Рахунок підходить для ситуації, коли клієнт уже є, робота виконана, а потрібно коректно оформити оплату й отримати виплату в Україну.

Якщо замовник знайдений на Freelancehunt або робота ще не починалася, для співпраці потрібно використовувати Сейф.

Узгодьте модель суми

Спочатку потрібно визначити, яку саме суму слід розрахувати і чи обидві сторони погоджуються з фінальною вартістю рахунку.

Найчастіше трапляються два варіанти:

• клієнт має визначений бюджет — тоді з цієї суми розраховуються комісія сервісу та сума до виплати фрилансеру;

• фрилансер хоче отримати конкретну суму — тоді потрібно розрахувати, скільки має сплатити клієнт, щоб після комісії фрилансер отримав погоджену суму.

Калькулятор у сервісі допомагає побачити цей розрахунок до створення рахунку.

Підготуйте дані й матеріали

Перед початком процедури добре мати під рукою:

• коректний email клієнта;

• країну клієнта;

• тип клієнта — компанія або фізична особа;

• дані компанії, якщо замовником є компанія;

• ім’я, прізвище та адресу, якщо замовником є фізична особа;

• податковий номер, Tax ID або VAT ID;

• назву й опис виконаної роботи;

• файли, що підтверджують виконання роботи;

• бажаний строк оплати.

Варто попросити в клієнта реквізити в текстовому вигляді. Це допомагає уникнути помилок у назві компанії, податковому номері або адресі.

Крок 2. Заповніть форму створення рахунку

Процес починається із заповнення форми Фриланс Рахунку. Дані, внесені у форму, мають відповідати фактичним домовленостям із клієнтом і виконаній роботі.

На цьому кроці потрібно вказати:

• назву проєкту або замовлення;

• опис виконаної роботи;

• результат роботи;

• строк оплати;

• суму рахунку.

Назва проєкту — це короткий заголовок, який допомагає ідентифікувати роботу. Наприклад: «Розробка вебсайту», «Дизайн мобільного застосунку», «SEO-аудит сайту», «Переклад текстів».

Опис замовлення має бути коротким і конкретним. У ньому варто описати, яку саме роботу виконано та який результат отримує клієнт.

Строк оплати — це час, який клієнт матиме для оплати рахунку. Фрилансер може обрати один із доступних варіантів: 7, 14, 21 або 30 днів.

Додайте інформацію про результат роботи

У формі потрібно описати результат виконаної роботи. Це важливо, оскільки Фриланс Рахунок використовується для оформлення оплати за вже виконану послугу або готовий результат.

Результатом може бути, наприклад:

• готовий сайт;

• дизайн-макет;

• текст або переклад;

• програмний модуль;

• звіт;

• презентація;

• SEO-аудит;

• відеоматеріал;

• консультаційний документ;

• інший результат, який можна описати в рахунку.

Якщо робота підпадає під NDA або містить чутливі дані, не варто передавати конфіденційні матеріали у відкритому вигляді. У такому разі можна використовувати узагальнений опис результату без розкриття закритої інформації.

Крок 3. Заповніть дані клієнта

На цьому етапі визначається, кому буде виставлено рахунок.

Потрібно вказати:

• email клієнта;

• країну клієнта;

• тип клієнта — компанія або фізична особа;

• податковий номер, якщо клієнт є компанією;

• адресу клієнта.

На email клієнта буде надіслано рахунок і посилання для оплати, тому важливо вказати адресу без помилок.

Якщо клієнт є компанією, особливо важливо правильно вказати її юридичні дані. Саме ці дані використовуються для формування рахунку. Якщо клієнт є фізичною особою, потрібно вказати її персональні дані, потрібні для створення рахунку.

Перед переходом до наступного кроку варто ще раз звірити дані. Помилка в email, назві компанії, податковому номері або адресі може створити проблему під час оплати або передачі рахунку до бухгалтерії клієнта.

Крок 4. Виберіть суму та перевірте розрахунок

На цьому етапі фрилансер завершує домовленості з кроку 1 і перевіряє фінальний розрахунок у калькуляторі.

У калькуляторі видно:

• скільки сплачує клієнт;

• чи застосовується VAT;

• яка сума VAT, якщо він застосовується;

• яка комісія сервісу;

• скільки отримає фрилансер до виплати.

Цей етап важливий, тому що сума для клієнта і сума до виплати фрилансеру відрізняються. На це впливає комісія сервісу.

У формі доступні два режими:

• „Я отримую” — цей варіант обирають тоді, коли відправною точкою є сума, яку має отримати фрилансер,

• „Замовник платить” — цей варіант обирають тоді, коли відправною точкою є сума, яку має сплатити клієнт.

Режим потрібно вибрати відповідно до попередніх домовленостей із клієнтом.

Крок 5. Перевірте підсумок і надішліть клієнту

Перед остаточним підтвердженням система показує підсумок усіх даних: даних клієнта, опису замовлення, суми рахунку, VAT, комісії сервісу, строку оплати та способу отримання виплати.

Саме в цей момент варто уважно перевірити всю форму.

Перевірте:

• email клієнта;

• країну клієнта;

• тип клієнта;

• назву компанії або ім’я фізичної особи;

• податковий номер клієнта, якщо він є;

• адресу клієнта;

• назву проєкту;

• опис виконаної роботи;

• суму рахунку;

• VAT;

• комісію сервісу;

• суму до виплати;

• строк оплати.

Якщо щось не збігається, потрібно повернутися й виправити помилки до надсилання рахунку клієнту.

Після натискання кнопки надсилання рахунок буде сформований, а посилання надійде клієнту на email. Самостійно змінити дані після цього може бути неможливо. Помилки, виявлені після надсилання, можуть вимагати звернення до підтримки й подовжать час розрахунку.

Крок 6. Клієнт оплачує рахунок

Клієнт отримує email із посиланням для оплати.

Клієнту не потрібно створювати акаунт на Freelancehunt. Він може переглянути рахунок і провести оплату без реєстрації на сервісі.

Якщо клієнт не бачить листа, варто попросити його перевірити папки «Спам», «Промоакції», «Усі листи» або інші фільтри поштової скриньки. Також потрібно переконатися, що email клієнта було вказано без помилок.

Також фрилансер може самостійно відправити замовнику посилання на оплату через ті канали комунікації, які він використовує для спілкування з замовником .

Крок 7. Отримайте виплату

Після того як платіж буде зараховано на рахунок Freelancehunt, кошти стануть доступними фрилансеру для виплати.

Виплату можна отримати:

• на банківську картку;

• на розрахунковий рахунок за IBAN;

• на підприємницький рахунок ФОП.

Поширені запитання

Чи повинен клієнт створювати акаунт у Freelancehunt?

Ні. Клієнт отримує email із рахунком і посиланням для оплати. Реєстрація на Freelancehunt для клієнта не потрібна.

Яка вартість послуги?

Комісія сервісу Фриланс Рахунок становить 9%. Її сплачує фрилансер.

Комісія враховується в калькуляторі, тому перед створенням рахунку фрилансер бачить суму, яку має сплатити клієнт, і суму, яка буде доступна до виплати.

Хто виставляє клієнту рахунок?

Рахунок клієнту виставляє європейська юридична особа Freelancehunt. У цій моделі фрилансер не виставляє рахунок іноземному клієнту самостійно.

Чи сплачує Freelancehunt податки в Україні за фрилансера?

Ні. У межах сервісу Фриланс Рахунок Freelancehunt не сплачує українські податки за фрилансера або ФОП.

Фрилансер самостійно сплачує відповідні податки в Україні. Якщо він працює як ФОП, то самостійно веде облік, сплачує податки та подає звітність.

Чи підходить сервіс для ФОП?

Так. Фриланс Рахунок може використовувати ФОП, якщо іноземному клієнту потрібен invoice від європейської юридичної особи Freelancehunt, а фрилансер хоче отримати виплату на ФОП-рахунок в Україні.

Чи можна отримати виплату як фізична особа?

Так. Фізична особа може отримати виплату в Україну на банківську картку або розрахунковий рахунок за IBAN.

Як розраховується VAT?

VAT залежить від країни клієнта та його статусу: компанія це чи фізична особа.

Для Польщі застосовується VAT 23%. Для компаній з ЄС, крім Польщі, за наявності податкового номера або VAT UE може застосовуватися reverse charge — 0%. Для фізичних осіб з ЄС, крім Польщі, VAT розраховується за ставкою країни клієнта. Для клієнтів поза ЄС може застосовуватися reverse charge — 0%.

Сервіс розраховує VAT автоматично та показує суму в калькуляторі до створення рахунку.

Який строк оплати рахунку?

Фрилансер самостійно обирає строк оплати під час створення рахунку.

Доступні варіанти:

• 7 днів;

• 14 днів;

• 21 день;

• 30 днів.

Коли я отримаю виплату?

Після того як клієнт оплатить рахунок і платіж буде зараховано на рахунок Freelancehunt, кошти стануть доступними для виплати. Виплату можна отримати на банківську картку або розрахунковий рахунок за IBAN, зокрема на ФОП-рахунок.

Підсумок

Фриланс Рахунок упорядковує розрахунок між іноземним клієнтом і фрилансером в Україні.

Клієнт отримує invoice від європейської юридичної особи Freelancehunt і може оплатити рахунок без реєстрації на платформі. Фрилансер бачить розрахунок у калькуляторі, отримує виплату в Україну на картку або IBAN, а ФОП 3 групи також отримує інвойс для банку.

Сервіс підходить для ситуацій, коли клієнт знайдений поза Freelancehunt, робота вже виконана, і потрібно коректно виставити рахунок та отримати оплату в Україну.